Onboarding: como agilizar e garantir conformidade

Onboarding de terceiros é o processo de integração e validação de prestadores antes do início das atividades. Envolve etapas como envio de documentos, treinamentos e testes de aptidão. Automatizar esse fluxo garante conformidade, reduz riscos jurídicos e melhora a eficiência operacional com checklists, IA e integração ao controle de acesso.

O onboarding de terceiros é uma etapa estratégica para qualquer empresa que lida com prestadores de serviço, especialmente em ambientes industriais, logísticos ou de alta complexidade. 

Mais do que um simples cadastro, esse processo envolve a checagem de documentos, aplicação de treinamentos obrigatórios e validação de aptidões, tudo isso antes mesmo de liberar o acesso às instalações.

Se a sua empresa ainda realiza esse processo de forma manual, com trocas de e-mail, planilhas paralelas e validações demoradas, os riscos de falhas e não conformidades aumentam consideravelmente. 

Mas a boa notícia é que já existem formas automatizadas e inteligentes de lidar com esse desafio e é exatamente sobre isso que vamos falar ao longo deste conteúdo. Continue a leitura para saber mais! 

O que é onboarding de terceiros e por que ele é estratégico?

Em poucas palavras, o onboarding de terceiros é o processo de integração e validação de prestadores antes do início das atividades dentro da empresa contratante. Esse processo garante que a entrada do prestador esteja de acordo com as normas internas, exigências legais e políticas de segurança.

Mas não se engane: onboarding não é só “entregar crachá e dar boas-vindas”. Ele exige uma série de etapas que asseguram que o terceiro está:

• documentalmente regularizado;
• ciente das normas da empresa;
• treinado para atuar com segurança;
• liberado para acessar os ambientes adequados.

Ou seja, é uma etapa crítica para a conformidade e a gestão de riscos. Um onboarding falho pode resultar na entrada de prestadores sem documentação válida, sem aptidão técnica ou até mesmo sem conhecimento das regras da empresa, o que pode gerar impactos operacionais, jurídicos e até fiscais.

Quais etapas precisam ser cumpridas para garantir conformidade?

Para garantir a conformidade no onboarding, é necessário que algumas etapas sejam seguidas de forma padronizada e sem lacunas. Abaixo, listamos as principais!

Envio e validação de documentos

Antes de tudo, o prestador precisa apresentar os documentos exigidos, como contrato social, certidões negativas, exames médicos e treinamentos regulamentares. Esses documentos devem ser validados quanto à vigência, formato e autenticidade.

Treinamento de integração

Cada prestador precisa conhecer as políticas da empresa, as regras de segurança e o funcionamento da operação. Por isso, o treinamento online de integração (onboarding) é uma etapa fundamental, além de ser um requisito frequente em auditorias.

Teste de aptidão ou avaliação técnica

Em casos específicos, pode ser necessário validar se o profissional está apto a realizar determinada função. Isso garante mais segurança para ele e para a empresa.

Registro e controle das etapas

Todas as etapas devem ser registradas em um sistema que permita rastreabilidade e emissão de relatórios, especialmente para fins de auditoria e conformidade legal.

Liberação de acesso físico

Só depois da conclusão de todas as etapas anteriores é que o prestador deve ser liberado para acessar a planta, setor ou área restrita.

Ao seguir esse fluxo, a empresa se protege de riscos legais, operacionais e reputacionais. Porém, na prática, muitos desses passos ainda são feitos de forma fragmentada e manual.

Como automatizar esse processo com a plataforma Rainbow?

A Rainbow Tecnologia desenvolveu uma plataforma completa de gestão de terceiros que automatiza todas as etapas do onboarding, da recepção da documentação à liberação de acesso.

Veja como funciona!

Autoatendimento para prestadores

O próprio fornecedor acessa o sistema e faz o upload dos documentos exigidos, sem depender de trocas de e-mails com a área de gestão.

Validação automática por inteligência artificial

Os documentos são analisados por IA, que aprova ou rejeita com base em critérios pré-configurados. Isso reduz drasticamente o retrabalho e os erros humanos.

Treinamento online de integração

A plataforma oferece um módulo completo de treinamento online, que pode ser personalizado com os conteúdos da empresa. O prestador só segue adiante no processo depois de concluir esse passo.

Checklist automatizado

A plataforma gera e acompanha um checklist automático com as etapas cumpridas para cada prestador. Isso garante rastreabilidade, visibilidade em tempo real e agilidade no processo.

Integração com o controle de acesso

A Rainbow também oferece soluções de controle de acesso compatíveis com biometria facial e digital. Assim, quando o prestador conclui todas as etapas do onboarding, o sistema libera automaticamente sua entrada, sem necessidade de autorização manual.

App Rainbow Mobile

Com o aplicativo para Android, a equipe pode verificar aptidões e liberar acessos diretamente pelo celular, o que é ideal para obras, unidades móveis ou áreas remotas.

Toda essa estrutura permite que a empresa tenha um onboarding rápido, auditável e totalmente integrado à segurança física e à conformidade legal.

Quais são os benefícios operacionais e jurídicos do onboarding estruturado?

Pode até não parecer, mas automatizar o onboarding é uma forma concreta de reduzir riscos e melhorar a performance operacional.

Entre os principais benefícios, estão:

• redução de tempo no processo de liberação, o que evita atrasos em atividades terceirizadas;
• padronização do processo, com etapas bem definidas para todos os prestadores;
• eliminação de falhas manuais, como esquecimento de documentos ou treinamentos não aplicados;
• facilidade para atender auditorias e fiscalizações, com relatórios gerados automaticamente;
• aumento da segurança jurídica, reduzindo o risco de responsabilização por prestadores irregulares;
• melhoria na experiência do prestador, que passa por um processo claro, estruturado e transparente.

Para empresas com grande volume de terceiros, como a que Natália gerencia, essas vantagens se traduzem em menos retrabalho, mais conformidade e maior controle sobre quem entra e sai das instalações.

Como você pôde ver, as empresas que automatizam o onboarding de terceiros não estão apenas economizando tempo. Elas estão se posicionando de forma mais segura, produtiva e estratégica. Ao estruturar esse processo, é possível garantir que apenas prestadores aptos, documentados e treinados tenham acesso às operações. 

Precisa disso no seu dia a dia? Então, entre em contato com a Rainbow e conheça nossa solução completa para gestão de terceiros com onboarding rápido, seguro e automatizado!