Gestão de terceiros: principais erros que colocam sua empresa em risco
Gestão de terceiros: principais erros que colocam sua empresa em risco
07/2023

Gestão de terceiros: principais erros que colocam sua empresa em risco

A gestão de terceiros, que envolve o controle de prestadores de serviço, documentos e acessos, vai muito além de uma tarefa do dia a dia. Esse processo tem impacto direto na segurança da empresa, no cumprimento de normas e na continuidade das operações.

Quando não há um controle firme, os riscos começam a se acumular. Aparecem falhas na documentação, prestadores sem homologação, processos manuais que atrasam tudo. E junto com isso, vêm as multas, os passivos e as brechas que colocam tudo em risco.

Se o seu ambiente tem muita circulação de pessoas e você precisa manter tudo funcionando com segurança, vale a pena seguir a leitura. O que vem a seguir vai mudar bastante a forma como você lida com isso.

O que é a gestão de terceiros?

Pode até parecer um processo técnico e distante da operação, mas controlar quem entra e circula na empresa é uma tarefa que envolve muito mais do que simples registros. A gestão de terceiros trata de garantir que prestadores, fornecedores e parceiros externos cumpram todos os requisitos antes de colocar os pés dentro da organização.

Isso inclui conferir documentações, acompanhar treinamentos obrigatórios, validar autorizações de acesso e manter tudo atualizado conforme a legislação. Quando essa rotina funciona de forma integrada e automatizada, o risco de falhas cai drasticamente. E o impacto disso se estende para várias áreas.

Empresas que lidam com ambientes operacionais, como indústrias e centros logísticos, dependem desse tipo de controle para proteger pessoas, processos e ativos. Sem ele, a segurança enfraquece, a conformidade com normas trabalhistas e fiscais fica comprometida e a empresa passa a correr riscos que poderiam ser facilmente evitados.

Quais são os benefícios de uma gestão eficiente de terceiros?

Quando o controle sobre os terceiros funciona de verdade, tudo ao redor também melhora. A operação ganha ritmo, os riscos diminuem e a rotina dos gestores fica mais leve. Isso porque uma gestão eficiente não se limita a controlar entrada e saída de pessoas; ela ajuda a manter a empresa segura, organizada e pronta para responder a qualquer exigência.

Esse tipo de gestão transforma o dia a dia, trazendo benefícios que aparecem tanto no curto quanto no longo prazo. E o impacto não é só técnico, mas também emocional, pois saber que tudo está em ordem reduz a pressão sobre quem precisa tomar decisões todos os dias.

A seguir, veja o que muda quando o processo é bem conduzido.

  • Mais segurança no acesso às instalações, com controle claro de quem entra, por que entra e por quanto tempo permanece.
  • Redução de riscos trabalhistas e fiscais, já que a documentação dos prestadores fica sempre atualizada e fácil de consultar.
  • Ganho de tempo nas tarefas operacionais, com menos retrabalho e mais automatização.
  • Facilidade em auditorias e fiscalizações, com dados organizados e prontos para serem apresentados.
  • Integração com sistemas existentes, o que evita interrupções e melhora a visibilidade das operações.

Quer uma rotina mais tranquila e segura? Conheça as soluções da Rainbow e veja como sua empresa pode ganhar mais controle, agilidade e conformidade no dia a dia.

Quais os principais erros que comprometem a segurança e compliance?

Pequenos descuidos no controle de prestadores podem abrir espaço para falhas sérias, desde riscos trabalhistas até problemas na segurança física. Quando o processo não é bem-feito, o resultado costuma ser o mesmo: desorganização, retrabalho e muita dor de cabeça.

A seguir, saiba quais são os erros comuns na gestão de terceiros e como eles afetam diretamente a rotina das empresas.

Falta de controle da documentação

Manter os documentos atualizados parece algo básico, mas ainda é um dos maiores desafios. Quando não há um sistema claro para checagem e validação, os vencimentos passam despercebidos, faltam documentos e o risco de não conformidade aumenta. Isso dificulta auditorias e pode gerar multas ou até paralisações em contratos.

Ausência de análise de risco

Antes de liberar um prestador, é preciso entender os impactos que ele pode causar dentro do ambiente da empresa. A falta de uma avaliação prévia abre espaço para contratações pouco criteriosas, colocando a operação em risco. Sem esse filtro, fica mais difícil evitar acidentes, vazamentos de informação ou conflitos com normas de segurança.

Não realização da homologação

Deixar de fazer a homologação dos prestadores enfraquece todo o processo. Esse passo é importante para que o fornecedor atenda aos critérios exigidos pela empresa. Quando ignorado, pode-se permitir a entrada de equipes despreparadas ou que não seguem padrões legais, o que aumenta a exposição da empresa a passivos trabalhistas.

Controle de acesso ineficiente

Liberação manual, planilhas improvisadas ou falta de integração entre sistemas são sinais de um controle que não dá conta da complexidade atual. Um acesso mal gerenciado facilita a entrada de pessoas não autorizadas, dificulta o rastreamento de movimentações e deixa brechas que comprometem a segurança física da operação.

Falta de monitoramento contínuo

Acompanhar os terceiros apenas no momento do cadastro não resolve o problema. Sem um monitoramento constante, qualquer mudança, seja na documentação, no vínculo com a empresa ou na função exercida, pode passar batida. E isso gera riscos que se acumulam com o tempo, até que virem um problema de verdade.

Como a automação da Rainbow ajuda a evitar os riscos?

Com a tecnologia da Rainbow, tudo é feito de forma integrada e inteligente, desde o cadastro dos prestadores até o acompanhamento das movimentações no dia a dia.

O sistema faz a validação automática de documentos, bloqueia acessos irregulares, envia alertas e mantém as informações organizadas em tempo real. Isso elimina retrabalho e reduz bastante o risco de deixar algo passar despercebido.

Outro ponto importante é a integração com os sistemas que a empresa já usa. Isso garante que todos os dados estejam conectados, sem ruídos nem duplicidade de informações. Com essas ferramentas, a Rainbow ajuda empresas a manter o controle de terceiros mais ágil, seguro e confiável; tudo de forma simples, sem complicar a rotina.

 


 

Ignorar os riscos não faz com que eles desapareçam. Pelo contrário, eles tendem a crescer em silêncio até se tornarem um problema real. Quando a gestão de terceiros é tratada com seriedade, os resultados aparecem não só nos números, mas na confiança de quem coordena tudo isso. E se dá pra evitar dor de cabeça com tecnologia simples e prática, não faz sentido adiar essa mudança.

Fale com a Rainbow e veja como a sua empresa pode assumir o controle de vez.